Infolamongan.id – Prestasi gemilang kembali ditorehkan oleh Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Lamongan di kancah nasional. Pada Senin (20/10/2025) di Jakarta, Lamongan dinobatkan sebagai peringkat kelima tingkat nasional untuk kategori Pemerintah Kabupaten/Kota dalam penilaian pengawasan kearsipan tahun 2024 yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Yang lebih membanggakan, capaian ini tidak hanya sekadar peringkat, tetapi juga disertai dengan predikat AA (Sangat Memuaskan) dengan nilai yang hampir sempurna, 94,73.
Penganugerahan ini diterima langsung oleh Bupati Lamongan, Yuhronur Efendi, dari Kepala ANRI, Mego Pinandito. Prestasi ini bukanlah sesuatu yang instan, melainkan buah dari komitmen, transformasi digital, dan penataan sistem berkelanjutan yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah (Arpusda) Kabupaten Lamongan. Dalam konteks pemerintahan modern, kearsipan yang tertib bukan sekadar urusan administrasi, melainkan tulang punggung transparansi, akuntabilitas, dan pelayanan publik yang efisien.
Dibalik Penilaian ANRI: Enam Pilar Menuju Predikat “Sangat Memuaskan”
Penilaian yang dilakukan oleh ANRI sangat komprehensif dan ketat, mencakup enam aspek utama yang menjadi tolok ukur kematangan sistem kearsipan sebuah daerah.
-
Aspek Kebijakan: Lamongan dinilai berhasil menyusun dan menerapkan payung hukum yang kuat di bidang kearsipan. Hal ini tercermin dari adanya Peraturan Daerah (Perda) tentang Kearsipan, serta berbagai Peraturan Bupati (Perbup) turunannya, seperti Perbup tentang Digitalisasi, Perbup tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA), Perbup tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAD), dan Perbup tentang Tata Naskah Dinas. Kerangka kebijakan yang solid ini menjadi fondasi bagi semua tindak lanjut operasional.
-
Aspek Pembinaan: Keberhasilan kearsipan tidak bisa hanya bertumpu pada satu dinas. Dinas Arpusda Lamongan secara aktif melakukan pembinaan tidak hanya kepada seluruh Perangkat Daerah di lingkungan Pemkab, tetapi juga telah memperluas jangkauannya hingga ke tingkat Desa/Kelurahan, Organisasi Masyarakat (Ormas), dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD). Ini menunjukkan pendekatan ekosistem, di mana kesadaran dan kapasitas kearsipan dibangun secara kolektif.
-
Aspek Pengelolaan Arsip Inaktif: Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun tetapi masih memiliki nilai guna sekunder. Lamongan menunjukkan kemampuan dalam mengelola siklus hidup arsip ini, termasuk penyimpanan, pemindahan, dan pemusnahan yang dilakukan sesuai dengan Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) yang ditetapkan ANRI.
-
Aspek Pengelolaan Arsip Statis: Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna permanen sebagai memori kolektif dan bukti sejarah. Dinas Arpusda aktif melakukan akuisisi arsip statis dari berbagai Perangkat Daerah untuk disimpan di depo arsip LKD (Lembaga Kearsipan Daerah). Langkah ini sangat krusial untuk menjaga jejak sejarah dan identitas Lamongan bagi generasi mendatang.
-
Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan: Pemkab Lamongan menyadari bahwa teknologi secanggih apapun tidak akan berarti tanpa SDM yang mumpuni. Untuk itu, dilakukan penambahan Arsiparis (tenaga profesional kearsipan) di beberapa Perangkat Daerah. Yang lebih progresif, telah direncanakan penambahan arsiparis hingga ke tingkat kecamatan, memastikan adanya tenaga ahli yang menangani kearsipan hingga di level terdepan pemerintahan.
-
Pengelolaan Arsip Elektronik: Inilah aspek yang menjadi penanda transformasi digital Lamongan. Dengan mendayagunakan aplikasi Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) untuk korespondensi di lingkungan Pemkab, Lamongan melakukan lompatan signifikan dalam program alih media dari arsip tekstual (fisik) ke arsip digital.
Srikandi: Jantung Digitalisasi Kearsipan Lamongan
Aplikasi Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) layaknya menjadi jantung dari transformasi kearsipan Lamongan. Pemanfaatannya untuk korespondensi internal Pemkab telah merevolusi cara kerja. Surat menyurat yang sebelumnya membutuhkan waktu lama untuk distribusi fisik, kini dapat dilakukan secara instan, terpantau, dan terarsipkan secara otomatis dalam database digital.
Keunggulan sistem ini antara lain:
-
Efisiensi Ruang dan Biaya: Mengurangi ketergantungan pada penyimpanan fisik yang memakan ruang dan biaya perawatan.
-
Kecepatan Akses: Pencarian arsip yang dulu bisa memakan waktu berjam-jam kini dapat dilakukan dalam hitungan detik.
-
Keamanan Data: Arsip digital dapat dilindungi dengan sistem backup dan keamanan siber, mengurangi risiko kerusakan atau hilang akibat bencana fisik.
-
Transparansi dan Akuntabilitas: Jejak digital setiap dokumen memudahkan pelacakan dan audit.
Komitmen dari Pimpinan: Kearsipan sebagai Cermin Tata Kelola yang Baik
Bupati Lamongan, Yuhronur Efendi, yang akrab disapa Pak Yes, menyampaikan kebanggaan dan rasa syukur atas capaian ini. “Alhamdulillah tahun ini pada bidang kearsipan berhasil menunjukkan capaian dan mempertahankan prestasinya. Tentu membuktikan bahwa kinerja yang dilakukan efektif dan berdampak,” tuturnya.
Pernyataan ini menegaskan bahwa di bawah kepemimpinannya, kearsipan tidak dipandang sebagai bidang yang sepele. Sebaliknya, ia ditempatkan sebagai indikator kinerja pemerintahan yang efektif dan berdampak langsung pada kualitas layanan publik. Sebuah daerah dengan kearsipan yang tertib adalah cerminan dari tata kelola pemerintahan yang rapi, terstruktur, dan berorientasi pada bukti.
Dampak Nyata bagi Masyarakat: Layanan yang Lebih Cepat dan Terpercaya
Lantas, apa dampak prestasi kearsipan tingkat nasional ini bagi warga Lamongan biasa? Jawabannya sangat konkret.
-
Pelayanan yang Lebih Cepat: Dengan sistem kearsipan digital, ketika seorang warga membutuhkan dokumen tertentu seperti rekomendasi atau data historis, proses pencarian dan penerbitannya menjadi jauh lebih singkat.
-
Data yang Akurat dan Terpercaya: Pengelolaan arsip yang tertib memastikan keakuratan data yang digunakan sebagai dasar pengambilan kebijakan publik, seperti data penerima bantuan sosial atau perencanaan pembangunan.
-
Pelestarian Sejarah dan Identitas: Dengan pengelolaan arsip statis yang baik, sejarah lokal Lamongan, termasuk budaya, peristiwa penting, dan tokoh-tokohnya, dapat terdokumentasi dengan baik untuk dipelajari dan dibanggakan oleh generasi mendatang.
Tantangan dan Langkah Ke Depan
Prestasi peringkat 5 nasional adalah sebuah pencapaian yang luar biasa, tetapi bukanlah titik akhir. Tantangan ke depan adalah menjaga konsistensi, memperluas implementasi digitalisasi hingga ke tingkat desa, dan terus meningkatkan kapasitas SDM. Rencana penempatan arsiparis di setiap kecamatan adalah langkah visioner yang perlu didukung penuh.
Dengan fondasi yang sudah sangat kuat ini, bukan tidak mungkin di tahun-tahun mendatang Lamongan akan mengejar posisi tiga besar, bahkan menjadi juara nasional dalam pengelolaan kearsipan. Prestasi ini membuktikan bahwa di Bumi Lamongan, tidak hanya soto dan wisata baharinya yang terkenal, tetapi juga tata kelola pemerintahan yang modern, tertib, dan berprestasi. Pada akhirnya, arsip yang tertib adalah warisan berharga yang disiapkan untuk kemajuan Lamongan hari ini dan sejarah Lamongan di masa depan
